Membuat Susunan Organisasi dalam iDempiere

Terminologi Organization dalam iDempiere dapat diartikan sebagai Divisi, Cabang dalam sebuah perusahaan kecil, dapat juga sebagai anak perusahaan dalam sebuah perusahaan dalam skala yang lebih besar.

Organisasi dapat memiliki user, produk, costing dan bahkan laporan keuangan. Data dalam organisasi dapat dishare kepada organisasi yang lain dalam satu client yang sama. Organisasi Zero, atau yang dilambangkan dengan organisasi * tidak digunakan untuk bertransaksi tetapi terlebih sebagai level akses data. Semua data yang dimasukkan dalam organisasi ini dapat diakses oleh semua organisasi dalam dalam satu Client yang sama, misalnya data business partner, material/service dan data lainnya.

Seperti telah disebutkan diawal untuk pembuatan client idempiere pada tulisan ini Membuat Client Baru di iDempiere telah ditentukan susunan organisasi CV Mitra Roda Berputar, adalah sebagai berikut.

Selain kantor pusat ada tiga kantor cabang, dimana setiap kantor cabang memiliki gudang, kecuali untuk Workshop Helvetia memiliki dua gudang, yaitu gudang barang jadi dan gudang spare part.

Untuk membuat susunan organisasi kedalam iDempiere, anda harus login terlebih dahulu dengan privilege Client Admin, kemudian klik menu  

System Admin --> Organization Rules --> Organization

Setup data setelah client dibuat.

Setelah berhasil membuat client baru di iDempiere, client tersebut belum dapat digunakan untuk bertransaksi karena ada beberapa data yang perlu dipersiapkan antara lain :

•  Chart of Account, pada saat import chart of account diawal, iDempiere hanya mengambil chart of account yang mandatory, sementara yang lainnya belum dimasukkan. Untuk itu perlu diimport sekali lagi setelah client terbentuk.

• Price List, untuk bertransaksi penjualan maupun pembelian material (product) harus memilki price list, jika menggunakan multi currency, price list harus dibuatkan untuk semua currency yang dilibatkan dalam proses pembelian dan penjualan.

Layer Security iDempiere

Pada sebuah organisasi yang menjalankan ERP ada banyak stake holder yang terlibat dari seluruh bagian organisasi, misalnya Accounting Manager, Production Manager, Logistic staff, accounting staff, HR Manager, IT Manager dan stake holder lainnya yang menggunakan aplikasi ERP. Setiap orang dalam organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, dan memiliki tingkatan akses yang berbeda untuk mengakses informasi yang ada dalam sistem,

iDempiere memiliki layer (lapisan) security yang bertingkat,mulai dari System, Client dan Organization.

iDempiere Security Layer

iDempiere ERP Solusi Open Source ERP untuk UKM

Enterprise Resource Planning

Istilah ERP yang merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning adalah selalu berkonotasi dengan aplikasi bisnis untuk perusahaan berskala menengah-besar, mungkin karena diawali dengan kata "Enterprise", sehingga ERP akan jauh dari jangkauan usaha kecil menengah (UKM).

Seiring dengan berkembanganya aplikasi ERP berbasis open source, yang salah satu paling besar didalamnya adalah iDempiere ERP, usaha kecil menengahpun sanggup mengimplementasikannya.

Sebenarnya ada banyak ERP yang open source selain iDempiere, tetapi saya hanya akan membahas iDempiere saja disini.

Modul yang diberikan oleh iDempiere boleh dikatakan sangat lengkap untuk menjalankan bisnis berskala besar, dan apalagi usaha skala menengah, dan jika memang membutuhkan modul custom, proses pembuatannya juga tidak begitu rumit.

Modul iDempiere ERP

Ada beberapa modul yang telah siap digunakan oleh iDempiere

• Pembelian (Purchase Order) untuk pembelian bahan baku, aset, jasa (service)
• Sales untuk manajemen penjualan (sales order), penagihan (invoice customer).
• Hutang (Account Payable)
• Pembayaran tagihan (Payment)
• Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan (Receipt)
• Inventory untuk manajemen bahan baku, bahan jadi, fix asset
• Manajemen Kas dan Bank
• Production (assembly bahan baku menjadi bahan jadi)
• General Ledger (GL)
• Financial Report (Laporan Keuangan)

Sekilas Alur Data Transaksi iDempiere untuk Proses Pengadaan Barang

Alur data transaksi iDempiere adalah straight forward,  sederhana dan mudah dipahami, Prosesnya tidak berbelit-belit, mungkin secara akuntansi kelihatan berbelit-belit karena aktualnya iDempiere banyak menggunakan clearing account, namun clearing account bukanlah sesuatu yang  perlu dikhawatirkan.

Alur data requisition-to-Invoice
Requisition to invoice adalah proses mulai dari permintaan barang (requisition) dari internal, kemudian pembelian barang oleh bagian purchasing (purchase order), barang diterima di gudang (material receipt) kemudian tercipta hutang (account payable), lalu hutang dibayar (payment) hingga pembayaran release dari bank (bank/cash statement).

Requisition
Dalam sebuah organisasi, requisition adalah sebuah proses permintaan pengadaan barang oleh departemen untuk kemudian dibeli oleh bagian pembelian. Mungkin namanya bisa berbeda ditiap-tiap organisasi namun pada prinsipnya adalah sama. Dokumen ini pada iDempiere tidak memiliki konsekuensi akuntansi, hanya sebagai referensi kepada dokumen Purchase Order.

Purchase Order
Setelah bagian pembelian menerima dokumen permintaan barang, maka bagian pembelian akan menghubungi semua vendor (business partner) untuk mencari tahu siapa yang dapat mensupply barang tersebut. Jika permintaan barang merupakan permintaan barang rutin, bagian pembelian tidak perlu repot-report mencari vendor, karena biasanya sudah ada beberapa vendor yang kerjasama untuk repeat order.
Bagian pembelian akan merilis dokumen Purchase Order yang didalamnya tertera nama vendor (business partner), tanggal pembelian, kode barang/jasa, jumlah barang, harga satuan dan PPN (jika ada).

Membuat Client/Perusahaan Baru di iDempiere 3.1

Untuk membuat client baru atau perusahaan baru di iDempiere, dimulai dengan persiapan informasi awal yang dibutuhkan seperti nama perusahaan, berapa cabang yang dimiliki, mata uang yang digunakan untuk bertransaksi, chart of account yang akan digunakan dan tentunya jenis costing untuk inventory.

Pada tulisan ini kita akan membuat client baru dengan menggunakan data-data perusahaan fiktif yang sengaja dibuat untuk keperluan pembuatan client baru di iDempiere.

Berikut ini adalah data-data perusahaan yang akan digunakan.

Nama Perusahaan        : CV Mitra Roda Berputar
Alamat                 : Jl. Cinta Damai, No 280ZZ, Medan
Telepon                : 061-459999, Fax : 061-459998
NPWP                   : 35.090.99-001.999
Direktur               : Tahan Sagala
Jenis Usaha            : Perakitan dan Penjualan Sepeda                              Roda Dua dan Roda Tiga
Mata Uang              :  IDR dan USD
File Chart of Account  : AccountingID.csv File AccountingID.csv adalah bagian dari IDempiere Indonesia Localization (Edwin Ang)  dapat didownload di http://s.id/2Xm

Metode Costing         : Average PO
Rekening Bank          : BNI 46 Cabang Pemuda
Nomor Rekening         : 878-888-999-888 (Rupiah)
                       : 878-888-999-999 (US Dolar)

Setting PostgreSQL untuk menerima koneksi dari eksternal host

Setelah selesai menginstall PostgreSQL, ada settingan tambahan yang perlu diperhatikan, seperti PostgreSQL service/daemon akan listen di IP mana, ini perlu dimana ada kondisi sebuah server memiliki beberapa IP address, dan PostgreSQL dapat diset hanya listen di IP tertentu saja.

Hal ini dapat dilakukan dengan mengubah setting server PostgeSQL di file postgresql.conf, pada Windows 7 disimpan di folder C:\Program Files\PostgreSQL\9.4\data, untuk Linux Ubuntu dibuat di folder /etc/postgresql/9.4/main/


Untuk membuat agar PostgreSQL server listen di semua IP server maka konfigurasi dibuat seperti pada gambar yang diberi kotak merah.

listen_adresses = "*"

Untuk membuat agar PostgreSQL server listen di IP tertentu saja maka dibuat konfigurasi seperti ini.

listen_addresses="192.168.1.1"

dimana ip yang dimasukkan adalah salah satu ip dari server, untuk listen dibeberapa ip server sekaligus tinggal ditambah IP nya tetapi dipisahkan dengan tanda koma misalnya