Alur data requisition-to-Invoice
Requisition to invoice adalah proses mulai dari permintaan barang (requisition) dari internal, kemudian pembelian barang oleh bagian purchasing (purchase order), barang diterima di gudang (material receipt) kemudian tercipta hutang (account payable), lalu hutang dibayar (payment) hingga pembayaran release dari bank (bank/cash statement).
Requisition
Dalam sebuah organisasi, requisition adalah sebuah proses permintaan pengadaan barang oleh departemen untuk kemudian dibeli oleh bagian pembelian. Mungkin namanya bisa berbeda ditiap-tiap organisasi namun pada prinsipnya adalah sama. Dokumen ini pada iDempiere tidak memiliki konsekuensi akuntansi, hanya sebagai referensi kepada dokumen Purchase Order.
Purchase Order
Setelah bagian pembelian menerima dokumen permintaan barang, maka bagian pembelian akan menghubungi semua vendor (business partner) untuk mencari tahu siapa yang dapat mensupply barang tersebut. Jika permintaan barang merupakan permintaan barang rutin, bagian pembelian tidak perlu repot-report mencari vendor, karena biasanya sudah ada beberapa vendor yang kerjasama untuk repeat order.
Bagian pembelian akan merilis dokumen Purchase Order yang didalamnya tertera nama vendor (business partner), tanggal pembelian, kode barang/jasa, jumlah barang, harga satuan dan PPN (jika ada).
Kemudian dokumen ini akan dikirim kepada vendor (Business Partner) sebagai kontrak pengadaan dengan vendor tersebut
Dokumen Purchase Order tidak memiliki konsekuensi akuntansi, namun informasi yang ada pada dokumen ini akan digunakan oleh dokumen lainnya.
Material Receipt
Setelah barang diterima dari vendor oleh bagian gudang/logistik, maka akan diterbitkan dokumen Material Receipt sebagai bukti bahwa barang telah diterima, Pada saat dokumen ini dibuat, secara sistem stok digudang akan bertambah sebanyak jumlah yang diterima. Dokumen ini memiliki konsekuensi akuntansi, sehingga perlu diperhatikan pada saat pembuatannya,
Invoice (vendor)
Alur berikutnya adalah vendor (business partner) akan mengirimkan tagihan untuk barang yang telah dikirimnya. Dokumen ini dikenal dengan istilah Invoice Vendor. Invoice vendor akan menciptakan konsekuensi akuntasi pada hutang (account payable). Pada dokumen ini juga dapat ditentukan term of payment jika vendor mengijinkan pembayaran dalam kurun waktu tertentu.
Payment
Jika hutang (account payable) kepada vendor sudah jatuh tempo, saatnya melakukan pembayaran. Dokumen pembayaran dikenal dengan istilah Payment, pada dokumen ini akan disebutkan bank yang akan digunakan, jumlah uang dan mata uang (jika menggunakan multi currency).
Payment dapat dilakukan referensi dokumen invoice vendor untuk melakukan alokasi pembayaran terhadap account payable secara otomatis, atau dapat juga dilakukan tanpa referensi kepada invoice vendor untuk pembayaran dimuka (advance payment).
Bank/Cash Statement
Dokumen pembayaran yang sudah lengkap saatnya eksekusi pembayaran oleh Bank, jika Bank sudah release pembayaran kepada vendor, artinya uang di rekening perusahaan sudah didebet, maka dibuatlah dokumen Bank/Cash statement sebagai proses untuk mendebet bank account di iDempiere.
 |
| Gambar Workflow Proses Requisition-to-Invoice secara umum |
Match-PO adalah proses matching Purchase Order dengan Material Receipt dan Invoice Vendor oleh iDempiere secara system, proses ini biasanya berlangsung otomatis, namun adakalannya proses ini juga dapat dilakukan secara manual.
Payment Allocation adalah proses dimana pembayaran dialokasikan kepada tagihan (hutang). Jika pembayaran dilakukan secara penuh, maka tagihan tersebut akan dihapus dari data laporan hutang, jika dibayar sebagaian, maka tagihan tersebut masih tercantum dalam daftar hutang tetapi nilainya berkurang sebesar yang telah dibayarkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar