Layer Security iDempiere

Pada sebuah organisasi yang menjalankan ERP ada banyak stake holder yang terlibat dari seluruh bagian organisasi, misalnya Accounting Manager, Production Manager, Logistic staff, accounting staff, HR Manager, IT Manager dan stake holder lainnya yang menggunakan aplikasi ERP. Setiap orang dalam organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, dan memiliki tingkatan akses yang berbeda untuk mengakses informasi yang ada dalam sistem,

iDempiere memiliki layer (lapisan) security yang bertingkat,mulai dari System, Client dan Organization.

iDempiere Security Layer

iDempiere ERP Solusi Open Source ERP untuk UKM

Enterprise Resource Planning

Istilah ERP yang merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning adalah selalu berkonotasi dengan aplikasi bisnis untuk perusahaan berskala menengah-besar, mungkin karena diawali dengan kata "Enterprise", sehingga ERP akan jauh dari jangkauan usaha kecil menengah (UKM).

Seiring dengan berkembanganya aplikasi ERP berbasis open source, yang salah satu paling besar didalamnya adalah iDempiere ERP, usaha kecil menengahpun sanggup mengimplementasikannya.

Sebenarnya ada banyak ERP yang open source selain iDempiere, tetapi saya hanya akan membahas iDempiere saja disini.

Modul yang diberikan oleh iDempiere boleh dikatakan sangat lengkap untuk menjalankan bisnis berskala besar, dan apalagi usaha skala menengah, dan jika memang membutuhkan modul custom, proses pembuatannya juga tidak begitu rumit.

Modul iDempiere ERP

Ada beberapa modul yang telah siap digunakan oleh iDempiere

• Pembelian (Purchase Order) untuk pembelian bahan baku, aset, jasa (service)
• Sales untuk manajemen penjualan (sales order), penagihan (invoice customer).
• Hutang (Account Payable)
• Pembayaran tagihan (Payment)
• Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan (Receipt)
• Inventory untuk manajemen bahan baku, bahan jadi, fix asset
• Manajemen Kas dan Bank
• Production (assembly bahan baku menjadi bahan jadi)
• General Ledger (GL)
• Financial Report (Laporan Keuangan)

Sekilas Alur Data Transaksi iDempiere untuk Proses Pengadaan Barang

Alur data transaksi iDempiere adalah straight forward,  sederhana dan mudah dipahami, Prosesnya tidak berbelit-belit, mungkin secara akuntansi kelihatan berbelit-belit karena aktualnya iDempiere banyak menggunakan clearing account, namun clearing account bukanlah sesuatu yang  perlu dikhawatirkan.

Alur data requisition-to-Invoice
Requisition to invoice adalah proses mulai dari permintaan barang (requisition) dari internal, kemudian pembelian barang oleh bagian purchasing (purchase order), barang diterima di gudang (material receipt) kemudian tercipta hutang (account payable), lalu hutang dibayar (payment) hingga pembayaran release dari bank (bank/cash statement).

Requisition
Dalam sebuah organisasi, requisition adalah sebuah proses permintaan pengadaan barang oleh departemen untuk kemudian dibeli oleh bagian pembelian. Mungkin namanya bisa berbeda ditiap-tiap organisasi namun pada prinsipnya adalah sama. Dokumen ini pada iDempiere tidak memiliki konsekuensi akuntansi, hanya sebagai referensi kepada dokumen Purchase Order.

Purchase Order
Setelah bagian pembelian menerima dokumen permintaan barang, maka bagian pembelian akan menghubungi semua vendor (business partner) untuk mencari tahu siapa yang dapat mensupply barang tersebut. Jika permintaan barang merupakan permintaan barang rutin, bagian pembelian tidak perlu repot-report mencari vendor, karena biasanya sudah ada beberapa vendor yang kerjasama untuk repeat order.
Bagian pembelian akan merilis dokumen Purchase Order yang didalamnya tertera nama vendor (business partner), tanggal pembelian, kode barang/jasa, jumlah barang, harga satuan dan PPN (jika ada).