Membuat Susunan Organisasi dalam iDempiere

Terminologi Organization dalam iDempiere dapat diartikan sebagai Divisi, Cabang dalam sebuah perusahaan kecil, dapat juga sebagai anak perusahaan dalam sebuah perusahaan dalam skala yang lebih besar.

Organisasi dapat memiliki user, produk, costing dan bahkan laporan keuangan. Data dalam organisasi dapat dishare kepada organisasi yang lain dalam satu client yang sama. Organisasi Zero, atau yang dilambangkan dengan organisasi * tidak digunakan untuk bertransaksi tetapi terlebih sebagai level akses data. Semua data yang dimasukkan dalam organisasi ini dapat diakses oleh semua organisasi dalam dalam satu Client yang sama, misalnya data business partner, material/service dan data lainnya.

Seperti telah disebutkan diawal untuk pembuatan client idempiere pada tulisan ini Membuat Client Baru di iDempiere telah ditentukan susunan organisasi CV Mitra Roda Berputar, adalah sebagai berikut.

Selain kantor pusat ada tiga kantor cabang, dimana setiap kantor cabang memiliki gudang, kecuali untuk Workshop Helvetia memiliki dua gudang, yaitu gudang barang jadi dan gudang spare part.

Untuk membuat susunan organisasi kedalam iDempiere, anda harus login terlebih dahulu dengan privilege Client Admin, kemudian klik menu  

System Admin --> Organization Rules --> Organization

Setup data setelah client dibuat.

Setelah berhasil membuat client baru di iDempiere, client tersebut belum dapat digunakan untuk bertransaksi karena ada beberapa data yang perlu dipersiapkan antara lain :

•  Chart of Account, pada saat import chart of account diawal, iDempiere hanya mengambil chart of account yang mandatory, sementara yang lainnya belum dimasukkan. Untuk itu perlu diimport sekali lagi setelah client terbentuk.

• Price List, untuk bertransaksi penjualan maupun pembelian material (product) harus memilki price list, jika menggunakan multi currency, price list harus dibuatkan untuk semua currency yang dilibatkan dalam proses pembelian dan penjualan.

Layer Security iDempiere

Pada sebuah organisasi yang menjalankan ERP ada banyak stake holder yang terlibat dari seluruh bagian organisasi, misalnya Accounting Manager, Production Manager, Logistic staff, accounting staff, HR Manager, IT Manager dan stake holder lainnya yang menggunakan aplikasi ERP. Setiap orang dalam organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, dan memiliki tingkatan akses yang berbeda untuk mengakses informasi yang ada dalam sistem,

iDempiere memiliki layer (lapisan) security yang bertingkat,mulai dari System, Client dan Organization.

iDempiere Security Layer

iDempiere ERP Solusi Open Source ERP untuk UKM

Enterprise Resource Planning

Istilah ERP yang merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning adalah selalu berkonotasi dengan aplikasi bisnis untuk perusahaan berskala menengah-besar, mungkin karena diawali dengan kata "Enterprise", sehingga ERP akan jauh dari jangkauan usaha kecil menengah (UKM).

Seiring dengan berkembanganya aplikasi ERP berbasis open source, yang salah satu paling besar didalamnya adalah iDempiere ERP, usaha kecil menengahpun sanggup mengimplementasikannya.

Sebenarnya ada banyak ERP yang open source selain iDempiere, tetapi saya hanya akan membahas iDempiere saja disini.

Modul yang diberikan oleh iDempiere boleh dikatakan sangat lengkap untuk menjalankan bisnis berskala besar, dan apalagi usaha skala menengah, dan jika memang membutuhkan modul custom, proses pembuatannya juga tidak begitu rumit.

Modul iDempiere ERP

Ada beberapa modul yang telah siap digunakan oleh iDempiere

• Pembelian (Purchase Order) untuk pembelian bahan baku, aset, jasa (service)
• Sales untuk manajemen penjualan (sales order), penagihan (invoice customer).
• Hutang (Account Payable)
• Pembayaran tagihan (Payment)
• Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan (Receipt)
• Inventory untuk manajemen bahan baku, bahan jadi, fix asset
• Manajemen Kas dan Bank
• Production (assembly bahan baku menjadi bahan jadi)
• General Ledger (GL)
• Financial Report (Laporan Keuangan)

Sekilas Alur Data Transaksi iDempiere untuk Proses Pengadaan Barang

Alur data transaksi iDempiere adalah straight forward,  sederhana dan mudah dipahami, Prosesnya tidak berbelit-belit, mungkin secara akuntansi kelihatan berbelit-belit karena aktualnya iDempiere banyak menggunakan clearing account, namun clearing account bukanlah sesuatu yang  perlu dikhawatirkan.

Alur data requisition-to-Invoice
Requisition to invoice adalah proses mulai dari permintaan barang (requisition) dari internal, kemudian pembelian barang oleh bagian purchasing (purchase order), barang diterima di gudang (material receipt) kemudian tercipta hutang (account payable), lalu hutang dibayar (payment) hingga pembayaran release dari bank (bank/cash statement).

Requisition
Dalam sebuah organisasi, requisition adalah sebuah proses permintaan pengadaan barang oleh departemen untuk kemudian dibeli oleh bagian pembelian. Mungkin namanya bisa berbeda ditiap-tiap organisasi namun pada prinsipnya adalah sama. Dokumen ini pada iDempiere tidak memiliki konsekuensi akuntansi, hanya sebagai referensi kepada dokumen Purchase Order.

Purchase Order
Setelah bagian pembelian menerima dokumen permintaan barang, maka bagian pembelian akan menghubungi semua vendor (business partner) untuk mencari tahu siapa yang dapat mensupply barang tersebut. Jika permintaan barang merupakan permintaan barang rutin, bagian pembelian tidak perlu repot-report mencari vendor, karena biasanya sudah ada beberapa vendor yang kerjasama untuk repeat order.
Bagian pembelian akan merilis dokumen Purchase Order yang didalamnya tertera nama vendor (business partner), tanggal pembelian, kode barang/jasa, jumlah barang, harga satuan dan PPN (jika ada).

Membuat Client/Perusahaan Baru di iDempiere 3.1

Untuk membuat client baru atau perusahaan baru di iDempiere, dimulai dengan persiapan informasi awal yang dibutuhkan seperti nama perusahaan, berapa cabang yang dimiliki, mata uang yang digunakan untuk bertransaksi, chart of account yang akan digunakan dan tentunya jenis costing untuk inventory.

Pada tulisan ini kita akan membuat client baru dengan menggunakan data-data perusahaan fiktif yang sengaja dibuat untuk keperluan pembuatan client baru di iDempiere.

Berikut ini adalah data-data perusahaan yang akan digunakan.

Nama Perusahaan        : CV Mitra Roda Berputar
Alamat                 : Jl. Cinta Damai, No 280ZZ, Medan
Telepon                : 061-459999, Fax : 061-459998
NPWP                   : 35.090.99-001.999
Direktur               : Tahan Sagala
Jenis Usaha            : Perakitan dan Penjualan Sepeda                              Roda Dua dan Roda Tiga
Mata Uang              :  IDR dan USD
File Chart of Account  : AccountingID.csv File AccountingID.csv adalah bagian dari IDempiere Indonesia Localization (Edwin Ang)  dapat didownload di http://s.id/2Xm

Metode Costing         : Average PO
Rekening Bank          : BNI 46 Cabang Pemuda
Nomor Rekening         : 878-888-999-888 (Rupiah)
                       : 878-888-999-999 (US Dolar)

Install idempiere 3.1 Run Setup dan Uji Coba Server iDempiere

Setelah proses import data seed selesai maka kita melanjutkan dengan menjalankan setup server idempiere 3.1 dan settingan tambahan di system environment variables telah diset.

Sebelum iDempiere Server dijalankan, maka perlu di set dulu parameter saat nya kita akan melalukan setup pada iDempiere Server.

Sekarang kita masuk ke c:\idempiere double klik pada file setup.bat untuk menjalankan setup server.

Install idempiere 3.1 import database seed

Setelah selesai mendownload file instalasi iDempiere Server versi 3.1

Ekstrak file idempiereServer.win32.win32.x86.zip ke folder C:\idempiere-server

Kemudian masuk ke folder c:\idempiere-server\data\seed

Pada folder tersebut akan ada file Adempiere_pg.jar, file ini masih dalam status terkompresi, ekstrak file ini dengan aplikasi zip ( bisa gunakan 7zip, aplikasi kompres file gratisan).

Setelah diekstrak file Adempiere_pg.dmp akan kelihatan, nah file ini merupakan database seed idempiere untuk database PostgreSQL 9.x.

Dari langkah sebelumnya kita sudah membuat database server sebagai berikut :

Server Type       : PostgreSQL 9.x
Host              : localhost
Database name     : idempiere
Database user     : adempiere
Database password : adempiere

Instalasi Idempiere 3.1 Persiapan database PostgreSQL 9.4

PostgreSQL adalah database relational opensource yang sangat powerfull. Dapat diinstall diberbagai platform, termasuk GNU/Linux dan Windows. Pada tulisan ini akan dibahas proses instalasi PostgreSQL 9.4 di Windows 7, yang mana nantinya postgresql ini akan dijadikan database server untuk iDempiere 3.1 Installer Postgresql 9.4 dapat didownload disini

http://get.enterprisedb.com/postgresql/postgresql-9.4.8-1-windows.exe

Proses instalasi dimulai dengan double click pada file installer PostgreSQL yang sudah didownload. Tidak banyak yang perlu dikonfigurasi pada instalasi ini, hanya perlu klik next dan next, namun ada bagian dimana installer akan bertanya password untuk user postgres yang akan digunakan.

PostgreSQL menggunakan user postgres sebagai administrator PostgreSQL, dimana user ini memiliki privileges untuk membuat user/role, membuat dan menghapus database sehingga password ini harus disimpan baik-baik jika dikemudian hari ada rencana untuk membuat PostgreSQL menjadi live database.

Pada proses instalasi ini PostgreSQL akan menginstal posgtresql database server, client, dan pgAdmin, pgAdmin adalah utility berbasis gui untuk memanajemen database PostgreSQL. Selain pgAdmin PostgreSQL juga menyediakan utility berbasis command line interface (console) yang disebut pgsql (pgsql.exe), yang secara default diinstall di folder C:\Program Files\PostgreSQL\9.4\bin\.

Install idempiere 3.1 - Persiapan Instalasi JDK

Kita tentu sangat berterimakasih kepada tim developer idempiere diseluruh dunia, dengan semangat dan kerja keras mereka telah melahirkan idempiere versi 3.1 Sebuah aplikasi ERP dengan fitur bejibun dan gratis pula, bukan hanya aplikasinya yang gratis termasuk juga source code-nya digratisin. Perlu digarisbawahi bahwa gratis yang artinya TCO nya murah bukan berarti aplikasinya murahan alias danga-danga. Install dulu aplikasinya uji coba semua modulnya baru kasi pendapat
Untuk menginstall idempiere server 3.1 yang mutlak harus ada antara lain,

Niat dan kemauan yang kuat

Apapun alasannya hal ini mutlak diperlukan karena kita berurusan dengan aplikasi ERP yang sangat besar, tidaklah semudah menginstal aplikasi yang ready to run karena akan banyak adjustment sesuai dengan business policy dari organisasi yang menggunakannya. Semakin banyak bisnis proses yang tidak bersesuaian dengan proses idempiere semakin banyak customisasi, artinya semakin rumit proses implementasinya. Namun begitu anda tiba dihalaman ini pasti ada sesuatu yang mendorong anda untuk mempelajari idempiere

Dan alasan lain adalah, hampir sama dengan semua program open source, dokumentasinya sangat terbatas, karena developer sangat fokus pada aplikasi dan dokumentasi sering terlupakan, tetapi hal itu manjadi kurang penting, karena kita dapat menbaca source code untuk mengetahui bagaimana alur kerja programnya.

Aplikasi terkait

Untuk menjalankan idempiere dibutuhkan aplikasi dibawah ini:
Java Development Kit 1.7 (Untuk iDempiere 3.1 masih menggunakan JDK 1.7)
http://download.oracle.com/otn/java/jdk/7u79-b15/jdk-7u79-windows-i586.exe
PostgreSql 9.4
http://get.enterprisedb.com/postgresql/postgresql-9.4.7-1-windows.exe
Idempiere Server 3.1 (Daily Build, fresh from the oven)
idempiereServer3.1Daily.win32.win32.x86.zip (Daily Build)
Idempiere Swing-Client (Optional karena Idempiere sudah menyediakan Web Gui)
idempiereClient3.1Daily.win32.win32.x86.zip

Istilah Umum iDempiere

Pada saat menggunakan iDempiere, atau membaca buku-buku iDempiere akan banyak ditemukan istilah-istilah yang mungkin jarang kita dengar, dan artinya juga bisa berbeda dengan istilah yang kita  gunakan sehari-hari. Kita akan membahas istilah-istilah yang paling sering muncul, dan diharapkan pengguna iDempiere mengerti maksud dan tujuan istilah-istilah tersebut.

• Client

iDempiere menggunakan istilah Client untuk business identity yang ada didalamnya, dalam istilah kesehariannya kita dapat artikan menjadi sebuah Perusahaan atau Organisasi. Idempiere bersifat multi client, dimana didalam satu instalasi iDempiere, dapat memuat beberapa client atau perusahaan atau organisasi, tetapi data-data didalam client hanya dapat diakses oleh client tersebut, walaupun client-client tersebut berada pada satu database idempiere.

• Organization

Organization didalam iDempiere dapat kita artikan sebagai anak perusahaan, kantor cabang, divisi, atau bagian. Satu client atau perusahaan tentu dapat memiliki beberapa anak perusahaan atau kantor cabang, dan data-data dalam kantor cabang dapat dishare dengan cabang lain dalam satu Client yang sama